Forum Medicum

Ett framtida medicinskt & hälsovetenskapligt kunskapscentrum vid Lunds universitet

FAQ – inplacering och inflyttning i Forum Medicum och intilliggande byggnader

Stenar med ett frågetecken ritat på en sten. Foto.

I den här FAQ:n (frequently asked questions) har vi samlat frågor och svar på de vanligaste frågorna kring inplacering, inflyttning, möblering mm. Har du ytterligare frågor du skulle vilja lägga till här, så vänligen lägg ett mail till Johanna Erlandson, johanna.erlandson@med.lu.se.

Inplacering

Vem beslutar om var olika grupper ska sitta i Forum Medicum och intilliggande byggnader på BMC?
Dekanus har gett lokalsamordningssnämnden i uppdrag att ta fram ett förslag på hur lokalerna ska fördelas mellan verksamheterna. Uppdraget omfattar arbetsplatser för universitetslärare och forskare, kanslier och andra stödfunktioner, men inte lokaler för utbildning eller studieplatser. Fem beredningsgrupper har inom ramen för detta arbetat tillsammans och tagit fram ett förslag utifrån behov och arbetsuppgifter och har presenterat ett förslag på vilka verksamheter de anser bör sitta nära varandra. Beslutet om slutgiltig lokaltilldelning har sedan tagits av dekanus 6 oktober 2022 efter MBL-förhandling och risk- och konsekvensanalys.

När tas beslut om var olika grupper ska sitta?
Beslutet om slutgiltig lokaltilldelning har tagits av dekanus 6 oktober 2022 efter MBL-förhandling och risk- och konsekvensanalys. Den detaljerade inplaceringen på de olika våningsplanen i Forum Medicum kommer nu att göras i samband med inflyttningsprocessen.

Hur tar man fram underlaget till beslutet om var olika grupper ska sitta?
Dekanus har gett lokalsamordningssnämnden i uppdrag att ta fram ett förslag på hur lokalerna ska fördelas mellan verksamheterna. Uppdraget omfattar arbetsplatser för universitetslärare och forskare, kanslier och andra stödfunktioner, men inte lokaler för utbildning eller studieplatser. Det skapades fem beredningsgrupper utifrån behov och arbetsuppgifter. De har presenterat ett förslag på vilka verksamheter de anser bör sitta nära varandra. Därefter har de lämnat ett förslag med placering på verksamhetsnivå. Beslutet om slutgiltig lokaltilldelning har sedan tagits av dekanus 6 oktober 2022 efter MBL-förhandling och risk- och konsekvensanalys.

När får jag reda på var jag ska sitta?
Det förslag som tas fram av lokalsamordningsnämnden kommer att vara på avdelnings-/gruppnivå, så det slutliga beslutet som tagits av dekanus ger svar på var din avdelning/grupp kommer att bli placerad. Det är sen upp till varje avdelnings-/gruppchef att fördela de individuella platserna inom gruppen, vilket görs under den fortsatta inflyttningsprocessen.

Vem ska jag prata med om jag inte är nöjd med min inplacering?
I första hand ska du prata med din chef om du inte är nöjd med din inplacering.

Möblering

Vilken utrustning kommer att finnas på min nya arbetsplats?
På varje arbetsplats i den nya byggnaden kommer det att finnas skrivbord, arbetsstol och skåp. Det kommer också att finnas möjlighet att sätta upp enstaka bokhyllor i de gemensamma utrymmena.

Kan jag välja vilka möbler jag vill ha på min arbetsplats?
I huvudsak kommer möblemanget att bestämmas av den inredningsstil som är vald till det nya huset och som passar in i Med-service system för lagerhållning och ersättning av möbler. Det innebär att det kommer att finnas skrivbord, skrivbordshurts och individuella skåp på alla platser som antingen är äldre möbler som renoverats eller nyinköpta möbler. Vad gäller arbetsstolar så kan du ta med dig stolar som är ergonomiskt utprovade till dig personligen, men de måste då kläs om för att passa in i den inredningsstil som finns i lokalerna i övrigt. För de som inte har med sig en stol kommer det under hösten att finnas möjlighet att prova ut vilken modell på stol man vill ha från ett mindre urval som bestäms i samband med upphandlingen av möbelinköpen.

Jag har en ergonomiskt utprovad stol på min nuvarande arbetsplats, kommer jag att kunna flytta med den?
Ja, det kommer att gå att flytta med sig en ergonomiskt utprovad stol, men den måste då kläs om för att passa in i den inredningsstil som finns i lokalerna i övrigt.

Kommer skrivborden att vara höj- och sänkbara?
Standardutrustningen kommer att vara skrivbord som inte är höj- och sänkbara. Om man vill ha ett höj- och sänkbart skrivbord behöver avdelningen/gruppen betala för det själv. Undantag från den här regeln är om man redan i dag har ett höj- och sänkbart skrivbord. I det fallet kan det skrivbordet flyttas med, men förses då med ny bordsskiva som passar in i den inredningsstil som finns i lokalerna i övrigt. Om det höj- och sänkbara skrivbordet inte anses möjligt att flytta med, så kommer man att få ett ersättningsskrivbord som är höj- och sänkbart, så att avdelningen/gruppen inte belastas med dubbla kostnader för skrivborden.

Vem bestämmer vilka möbler som kommer att finnas på arbetsplatserna?
I huvudsak kommer möblemanget att bestämmas av den inredningsstil som är vald till det nya huset och som passar in i Med-service system för lagerhållning och ersättning av möbler. Det innebär att det kommer att finnas skrivbord, skrivbordshurts och individuella skåp på alla platser som antingen är äldre möbler som renoverats eller nyinköpta möbler. Vad gäller arbetsstolar så kan du ta med dig stolar som är ergonomiskt utprovade till dig personligen, men de måste då kläs för att passa in i den inredningsstil som finns i lokalerna i övrigt. För de som inte har med sig en stol kommer det under hösten att finnas möjlighet att prova ut vilken modell på stol man vill ha från ett mindre urval som bestäms i samband med att möbelupphandlingen är klar och leverantör är utsedd. För andra möbler som kan behövas i kontorsmiljön så behöver det diskuteras från fall till fall med de olika grupperna. Om ni har speciella önskemål, så vänligen kontakta Joanna Oberda, joanna.oberda@med.lu.se.

Får man ha personliga föremål, bilder etc i den nya öppna arbetsmiljön?
Ja, det går bra, men för att det ska vara trivsamt för alla så är det viktigt att hålla ordning på sin arbetsplats och gärna ha så få saker som möjligt framme på skrivbordet.

Var ska jag förvara alla mina böcker?
Du kan förvara dina böcker dels i det låsbara skåp som kommer att finnas till varje arbetsplats, dels i de öppna bokhyllor som kommer att finnas. Om du har behov av mer förvaringsutrymme, så behöver man ta fram en lösning från fall till fall i de olika grupperna. Om ni har sådana behov, så vänligen kontakta Joanna Oberda, joanna.oberda@med.lu.se.

Jag har viktiga planscher och bilder som jag behöver ha uppe för mitt arbete. Var kan jag sätta upp dem om jag arbetar i ett öppet landskap?
Tillgången till fria täta väggytor lämpade för planscher, konst och bilder kommer att vara begränsad i kontorslokalerna. Det kan dock finnas andra lösningar för att täcka sådana behov Om ni har sådana behov, så vänligen kontakta Joanna Oberda, joanna.oberda@med.lu.se.

Flytten

När ska jag flytta?
Flytten kommer att ske i etapper under sommaren 2023. Det kommer under våren 2023 att skickas ut information om vad som gäller specifikt för olika avdelningar och individer vad gäller tidpunkt för flytt och andra praktikaliteter i samband med flytten.

Hur går flytten till?
Detaljerna kring flytten är inte spikade än, utan håller på att utarbetas inom ramen för Forum Medicum-projektet. Det som är klart är att alla som ska flytta kommer att få praktisk hjälp med detta. Det kommer under våren 2023 att skickas ut information om vad som gäller specifikt för olika avdelningar och individer vad gäller tidpunkt för flytt och andra praktikaliteter i samband med flytten.

Vad behöver jag göra för att förbereda flytten?
Det är bra om du redan nu börjar gå igenom vad du har på ditt kontor och bestämma vad som ska flyttas med och vad som ska slängas. För att göra flytten så enkel som möjligt rekommenderar vi att du redan under hösten börjar rensa ut och slänga det som inte ska flyttas med till det nya kontoret.

Vem hjälper mig att flytta?
Detaljerna kring flytten är inte spikade än, utan håller på att utarbetas inom ramen för Forum Medicum-projektet. Det som är klart är att alla som ska flytta kommer att få praktisk hjälp med detta och vi kommer längre fram att återkomma med information om vem som hjälper till med flytten.

Hur får jag tillgång till flyttkartonger?
Flyttkartonger och annat som behövs för flytten kommer att tillhandahållas i god tid innan det är dags att flytta. Det kommer under våren 2023 att skickas ut information om vad som gäller specifikt för olika avdelningar och individer vad gäller tidpunkt för flytt och andra praktikaliteter i samband med flytten.

Var ska jag göra av saker som jag inte vill ta med mig, utan som ska slängas?
Du ska i största möjliga mån lämna saker som ska slängas till återvinning. Du lämnar dem på de ställen på HSC och BMC där du vanligen lämnar saker till återvinning.

Nya kontorsmiljön, mötesrum mm

Hur ser miljön ut i kontorsvåningarna i den nya byggnaden?
De båda kontorsvåningarna, plan 14 och 15, har vardera plats för 128 arbetsplatser fördelade på fyra sektioner per våningsplan. Två sektioner delar på ett lunchrum. Arbetsytorna innehåller avskilda rum, arbetsplatser i öppna ytor, mötesrum i olika storlekar, telefon- och kopieringsrum. I övrigt finns det på de nedre våningsplanen i den nya byggnaden undervisningslokaler, och ytterligare större mötesrum café och restaurang. Överst i huset finns en representationsvåning.

Om jag ska ha min personliga arbetsplats i någon av de öppna ytorna, vilka möjligheter finns det då till ostört arbete?
Miljön är utformad för att minimera ljudstörningar från andra som arbetar i samma lokal. Om du behöver samtala med andra finns det telefonrum för telefoni, videomöten och möten på tu man hand samt mötesrum för samtal och videokonferenser med ett flertal (6-15) personer.

Om jag ska ha videomöte och har min personliga arbetsplats i någon av de öppna ytorna, hur ska jag göra då?
Det finns telefonrum som rymmer två personer samt mötesrum för 6-15 personer där det också går bra att sitta om man har videomöten.

Om jag behöver ringa ett samtal och har min personliga arbetsplats i någon av de öppna ytorna, hur gör jag då?
Det finns telefonrum som du då i första hand ska använda dig av.

Vilken typ av mötesrum kommer jag ha tillgång till på min nya arbetsplats?
Intill din personliga arbetsplats finns det telefonrum för två personer och mötesrum för 6-15 personer. Mötescentrum innehåller lokaler för större sällskap och finns på plan 11 i den nya byggnaden, plan 13 i I-huset samt plan 15 i D-huset. Dessutom finns en lokal för representation på plan 16 i den nya byggnaden.

Kommer det att finnas tillräckligt med smårum och mötesrum för att täcka behovet av avskildhet när man har digitala eller fysiska möten?
Antalet telefonrum och mindre mötesrum är beräknad att räcka för det antal personer som har sina personliga arbetsplatser i kontorslokalerna. Förutom de stora möteslokalerna i mötescentrum finns det ytterligare små mötesrum på plan 11 i den nya byggnaden, plan 13 i I-huset samt plan 15 i hus D. För planerade samtal med och handledning av studenter finns tio samtalsrum på plan 12 och 13. Vissa av undervisningsrummen kommer att förses med utrustning för inspelning och distansundervisning.

Hur är akustiken i de nya lokalerna? Kommer man att kunna arbeta ostört?
Under projekteringen av den nya byggnaden har lokalernas akustiska kvaliteter ägnats stor uppmärksamhet. En akustikkonsult har hela tiden deltagit i projekteringsarbetet. Kollegor som behöver samtala kan använda telefonrum och mötesrum.

Vilken ventilation finns i de nya lokalerna?
De nya lokalerna är utrustade med det bästa ventilationssystem som idag finns på marknaden. Detta ska garantera en god luftmiljö och en konstant temperatur i lokalerna året runt. Fasadglasens termiska egenskaper är också olika beroende på väderstreck.

Hur bestäms vilken temperatur det ska vara i lokalerna?
Temperaturen regleras centralt i byggnaden och bestäms av de standarder som finns för temperaturer i kontorslokaler.

Kommer det att finnas förråd och arkivutrymmen i de nya lokalerna?
Det kommer att finnas vissa förråd och arkivutrymmen i de nya lokalerna. Om du har behov av ett förråd eller arkiv, så kontakta Joanna Oberda och/eller Jakob Donnér när det blivit klart var olika verksamheter ska placeras.

Var ska man förvara lärarmaterial och kursböcker i den nya miljön?
I de nya lokalerna finns ett bibliotek med samma funktioner och omfattning som på HSC och BMC tillsammans. Det finns förvaringsrum för lärarmaterial i anslutning till specialundervisningsrummen i hus H och I. Hur dessa ska användas avgörs av berörda lärare och programdirektörer. För undervisningsverksamheter som inte äger rum i speciallokaler men använder speciell utrustning, vänligen kontakt Joanna Oberda och/eller Jakob Donnér.

Vilka undervisningslokaler och metodrum kommer att finnas i de nya lokalerna?
Utmed ”långa gången” finns tre befintliga föreläsningssalar. I den nya byggnaden finns samtalsrum för handledning, grupprum, rum av typen ”active learning classrooms” i olika storlek och med olika möblering samt rum möblerade för viss typ av ”case”-undervisning. I hus H och I inreds speciallokaler som metodrum med bl a britsar, ribbstolar och gynstol, kurslaboratorium för läkarutbildningen, rum för skapande verksamhet, läkemedelsförråd, sjukhussal och röntgenrum. Dessutom finns flera datasalar varav en utrustad för krävande bildvisning som t ex röntgenbilder.

Ekonomi

Vem betalar för Forum Medicum?
Forum Medicum finansieras via hyresuttag av hyresgäster, precis som våra andra byggnader. Ungefär hälften av lokalerna i den nya byggnaden kommer att användas till undervisning och finansieras via Grundutbildningsnämnden. Den andra hälften kommer att användas av våra forskare och således finansieras av dessa.

Hur kommer hyror och avgifter att förändras när vi flyttar till Forum Medicum?
Hyresgäster som flyttar in på Forum Medicum kommer att debiteras en fastställd enhetshyra som ligger på samma nivå som övriga BMC-komplexet. Inga förändringar kommer att ske vad gäller lokalservice och lokalvård men kapitalkostnad och avskrivningar kommer öka något.

Vilken är totalkostnaden för bygget och hur kommer detta att påverka annan verksamhet på fakulteten?
Det är fastighetsägaren, Akademiska Hus, som ansvarar för kostnaden för bygget. För Medicinska fakulteten utgörs kostnaden av en hyreskostnad. Dess slutliga nivå beror av vilken hyresperiod som kommer att gälla – den avgörs av regeringen – samt avgående och tillkommande kostnader för förändringar under byggandets gång och förändring i konsumentprisindex. I och med att medicinska fakulteten lämnar HSC försvinner hyreskostnaden där.