Vi har träffat institutionsledningarna för att be dem uppskatta de nuvarande och framtida lokalbehoven. Frågor som kom upp var om det är en fördel eller en nackdel att lägga kanslierna nära varandra? En uppfattning var att det var viktigare att sitta nära sin verksamhet än att sitta nära övriga kanslifunktioner, men för andra spelade det mindre roll eftersom att deras verksamhet ändå är så utspridd.
Som fördel togs upp att vi samarbetet inom t.ex. HMS, HR, kommunikation och grundutbildningen kan öka om vi kommer närmare varandra. Detta är viktiga verksamheter vid institutionerna men “volymen” är inte så stor, vilket gör att man lätt blir sårbar. Dessutom kan det vara kompetensutvecklande och stimulerande om man sitter nära varandra och kan dela idéer.
Det diskuterades också om alla i framtiden kommer att kunna ha ett “eget” arbetsrum eller om vi i viss mån måste tänka oss “funktionsrum” som vi delar på olika sätt efter behov (och där behoven kan variera över tid och med uppdrag). En viktig fråga i vår växande organisation är hur mycket vi är beredda att betala för “egna” skrivbord i förhållande till andra prioriteringar. Och hur långt vi kan “effektivisera” lokalerna utan att de påverkar medarbetarnas välmående och arbetssituation?
Någon undrade hur trenderna ser ut för kontor i andra kunskapsintensiva verksamheter. Kanske ska man tänka mer i (begränsade) kontorslandskap, projektrum, “kreativa” diskussionsrum och tysta “jobba-i-fredrum” där dessa förläggs i sviter så att man kan välja efter vad man gör för tillfället. Behovet styrs nog av i hur stor omfattning man rör sig mellan arbetsuppgifter i olika miljöer och hur stationär man är.
Alla fick i uppgift att räkna på de administrativa behoven av antal rum, kategoriseringar och fundera på potentiella fördelar med en samlokalisering.
För institutionen för hälsa vård och samhälle handlar det dels om att räkna ihop hur många forskare/lärare som finns i verksamheten (och då även inkludera de som inte har en formell anställning vid universitetet) dels uppskatta behovet av lokaler för institutionskansliet.
För de övriga institutionerna (EMV, ILML och IKVL) handlar det mer om hur behovet för den administrativa personalen ser ut idag och vad man tror om framtida behov.